POSTUP PŘI ZALOŽENÍ S.R.O.
1. Název firmy - nesmí být lehce zaměnitelný s názvem jiného subjektu – př. Let s.r.o. a Led s.r.o., musí být rozlišitelný - př. - Alfa sklad s.r.o. a Sklad alfa s.r.o., nesmí znít stejně či podobně - př. Alfa Stavby s.r.o. a ALFASTAV s.r.o., nesmí být klamavý.
2. Sídlo – máte vlastní nemovitost nebo pronajatou kancelář, příp. virtuální sídlo? Pokud nejste přímo vlastníkem nemovitosti, kde bude společnost sídlit, je nutné sepsat souhlas vlastníka s umístěním sídla společnosti s úředně ověřeným podpisem vlastníka (případně osoby oprávněné s prostory nakládat). V obou výše uvedených případech je dále třeba získat výpis z katastru nemovitostí ne starší 3 měsíců. Doporučujeme tyto dokumenty zajistit v počtu 2 kusů, neboť jedno vyhotovení si ponechá živnostenský úřad a druhé je třeba předložit obchodnímu rejstříku (dále jen „OR“).
3. Předmět podnikání mohou tvořit volné, řemeslné, vázané, koncesované živnosti (dle živnostenského zákona, dále jen „ŽZ“) – k těmto je třeba získat živnostenské oprávnění (viz níže). Živnost volná, jejíž název zní „výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona“, je značným ulehčením podnikání, neboť obsahuje 80 oborů podnikání. Ostatní činnosti, které lze provozovat, jsou uvedeny v přílohách 1 až 3 ŽZ. Pokud se nejedná ani o jednu z živností, pak je třeba získat jiné oprávnění (př. licence či povolení podle jiného zákona).
4. Jména společníků a velikost jejich podílů. Pokud je ve společnosti jeden společník, má 100% podíl. V případě více společníků je třeba stanovit velikosti jejich podílů.
5. Jména jednatelů, přičemž jednatel musí být plnoletý, svéprávný, bezúhonný, nebýt v konkurzu nebo insolvenci (= podmínky k provozování živnosti) a musí souhlasit se svým zápisem do obchodního rejstříku.
6. Co se týče podnikání jednoho z manželů, NOZ vyžaduje souhlas druhého manžela, pokud má být k takovému podnikání použita součást společného jmění. To však neplatí, pokud hodnota věci použité k podnikání nepřesahuje přiměřenou míru majetkovým poměrům manželů. Souhlas druhého manžela je také nutný, pokud věc patřící do společného jmění má být předmětem vkladu nebo poskytnuta jako protiplnění při nabývání podílu v obchodní korporaci. Souhlas druhého manžela bude nutný i v případě, kdy manžel chce nabýt podíl v obchodní korporaci, v důsledku jehož bude ručit za dluhy společnosti v rozsahu přesahujícím míru přiměřenou majetkovým poměrům manželů. V takém případě je lhostejno, zda jej nabývá za výlučný či společný majetek. Absence souhlasu ve všech těchto případech způsobuje, že druhý manžel se může dovolávat neplatnosti takového právního jednání.
7. Schůzka s notářem, který sepíše zakladatelský dokument - společenskou smlouvu nebo zakladatelskou listinu (dále jen „ZD“) a připraví návrh na zápis společnosti do OR. Na sepsání ZD se musí k notáři dostavit všichni společníci, příp. zmocněnec s plnou mocí s úředně ověřeným podpisem nepřítomného společníka. Je třeba mít s sebou OP. Notář má svůj vzor ZD, takže není třeba zpracovávat vlastní verzi. Notáři lze donést i vlastní připravený ZD. Notář jej však musí detailně zkontrolovat. Cena za pořízení notářského zápisu se pohybuje řádově kolem 6000,- Kč (záleží na počtu stran a počtu stejnopisů, resp. opisů). V rámci sepsání společenské smlouvy doporučujeme individuálně upravit zejména tyto skutečnosti:
• převod obchodního podílu na jiného společníka nebo třetí osobu nepodléhá souhlasu valné hromady,
• určit sídlo společností pouze názvem obce (např. Praha, Brno, Ostrava apod.).
• Potřebné podklady k založení (první jednatel se vždy zapisuje do ZD, při následné změně jednatele, tento nový jednatel už nemusí být v ZD zapsán):
- Plná moc pro zmocněnce s úředně ověřeným podpisem zmocnitele, zakládá-li společnost za nepřítomného společníka,
- Výpis z rejstříku trestů (jde-li o občana SK, musí být z registra trestov),
- Čestné prohlášení jednatele o tom, že splňuje podmínky pro výkon této funkce s úředně ověřeným podpisem.
Sepsáním ZD je společnost fakticky založena, neznamená to ale vznik společnosti. Společnost vzniká a získává právní subjektivitu až dnem jejího zápisu do obchodního rejstříku.
8. Získání živnostenského oprávnění. Po založení společnosti je nutné na živnostenském úřadě (dále jen „ŽÚ“), příp. jiném úřadě, vyřídit povolení k výkonu činností, jimiž se bude společnost zabývat. Pokud chcete vyřídit pouze živnost volnou, nepotřebujete k tomu žádné speciální doklady, postačí přítomnost jednatele a stejnopis notářského zápisu o založení společnosti. Správní poplatek činí 1.000,- Kč bez ohledu na počet vyřizovaných živností. Dále je třeba ŽÚ doložit doklad o vlastnickém nebo užívacím či jiném právu k objektu nebo místnostem, v nichž má právnická osoba sídlo (tj. souhlas s umístěním sídla), není-li již adresa sídla zapsána v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci; k doložení postačí písemné prohlášení vlastníka nemovitosti, bytu nebo nebytového prostoru, kde jsou prostory umístěny, že s umístěním souhlasí. Pro úplnost je nutné dodat, že vyřizuje-li společnost některou z tzv. vázaných nebo řemeslných živností, je nutná přítomnost odpovědného zástupce (či souhlas odpovědného zástupce s výkonem konkrétní činnosti pro společnost s úředně ověřeným podpisem odpovědného zástupce na zvláštním formuláři) a dokladů prokazujících jeho oprávnění být odpovědným zástupcem (vzdělání – vysvědčení, diplom atd., popř. i praxe). Vyřízení živnosti trvá obvykle 3-4 dny, přičemž lhůta pro živnostenské úřady na vydání rozhodnutí (tj. výpis z živnostenského rejstříku) je 5 pracovních dní. Návrh na zápis společnosti do OR je pak třeba podat do 90 dnů od doručení živnostenského oprávnění (tj. výpisu ze živnostenského rejstříku nebo koncese). Výpis z živnostenského rejstříku i s identifikačním číslem lze pak získat až po zápisu společnosti do OR.
Shrnutí dokladů, které je třeba doložit k ohlašování živnosti na ŽÚ:
I. doklad (o založení nebo vzniku PO):
a) o tom, že právnická osoba byla zřízena nebo založena, pokud zápis do obchodního nebo obdobného rejstříku nebyl ještě proveden, anebo doklad
b) o tom, že právnická osoba je zapsána do příslušného rejstříku, s výjimkou obchodního rejstříku, pokud již byl zápis proveden. Výpis z rejstříku nesmí být starší než 3 měsíce.
II. doklad o vlastnickém nebo užívacím či jiném právu k objektu nebo místnostem, v nichž má právnická osoba sídlo, není-li již adresa sídla zapsána v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci; k doložení postačí písemné prohlášení vlastníka nemovitosti, bytu nebo nebytového prostoru, kde jsou prostory umístěny, že s umístěním souhlasí.
III. doklady odpovědného zástupce (je-li jeho ustanovení zákonem vyžadováno):
1. doklady prokazující odbornou způsobilost (maturitní vysvědčení, VŠ diplom atd.), je-li zákonem vyžadována
2. prohlášení odpovědného zástupce, že souhlasí s ustanovením do funkce, podpis na prohlášení musí být úředně ověřen, nebyl-li učiněn osobně na živnostenském úřadě.
3. doklad o bezúhonnosti (u občanů ČR a osob s trvalým pobytem na území ČR se nevyžadují) – tj. výpis z rejstříku trestů cizí země:
a) Je-li odpovědný zástupce občanem jiného členského státu EU, doloží výpis z evidence trestů nebo rovnocenný doklad vydaný příslušným soudním nebo správním orgánem tohoto státu nebo členského státu posledního pobytu, nebo výpis z evidence Rejstříku trestů s přílohou obsahující informace, které jsou zapsané v evidenci trestů členského státu, jehož je občanem, nebo členského státu posledního pobytu. Je-li členským státem posledního pobytu Česká republika, postupuje se podle § 6 odst. 3 věty druhé živnostenského zákona. Nevydává-li tento stát výpis z evidence trestů nebo rovnocenný doklad, předloží odpovědný zástupce čestné prohlášení o bezúhonnosti učiněné před notářem nebo jiným příslušným orgánem členského státu, jehož je občanem, nebo před notářem nebo jiným příslušným orgánem členského státu posledního pobytu. Tyto doklady nesmí být starší než 3 měsíce, výše uvedené doklady mohou být nahrazeny dokladem o uznání odborné kvalifikace, pokud prokazuje i splnění podmínky bezúhonnosti.
b) Je-li občanem jiného státu než ČR a EU a nemá-li na území ČR trvalý pobyt, doloži výpis z evidence trestů nebo rovnocenný doklad vydaný státem, jehož je občanem. Nevydává-li tento stát výpis z evidence trestů nebo rovnocenný doklad, předloží odpovědný zástupce čestné prohlášení o bezúhonnosti učiněné před notářem nebo jiným příslušným orgánem státu, jehož je občanem, nebo před notářem nebo jiným příslušným orgánem státu posledního pobytu. Tyto doklady nesmí být starší než 3 měsíce.
IV. doklad o zaplacení správního poplatku.
9. Složení základního kapitálu (dále jen „ZK“) - k tomu je třeba založit účet v bance, neboť ZK se splácí na účet zřízený pro správu vkladu. Správcem vkladu je osoba určená v ZD z řad společníků, banka, která má na starosti správu vkladů jednotlivých společníků či třetí osoba. Správce vkladu se tedy dostaví do vybrané banky spolu se stejnopisem notářského zápisu o založení společnosti, kde pro společnost zřídí účet, na který následně vloží základní kapitál či jeho poměrnou část. Banka vydá správci vkladu potvrzení o tom, že byl účet založen a že došlo ke splacení základního kapitálu či jeho části. Základní kapitál lze stanovit jen ve výši 1 Kč, přičemž výše vkladu každého společníka musí vždy činit alespoň 1,- Kč. Proto doporučujeme, aby i při jednočlenné společnosti činila výše základního kapitálu nejméně 10,- Kč, aby v případě, že bude mít jediný společník vůli přibrat další společníky, nemuselo nadbytečně docházet k navyšování základního kapitálu. Tento účet však nemůže sloužit jako firemní účet společnosti pro účely podnikání – ten je třeba založit zvlášť nebo účet pro složení ZK následně změnit na firemní účet.
10. Zápis do obchodního rejstříku může od 1. 5. 2015 provést přímo notář, což vzhledem k nižším soudním poplatkům doporučujeme. Podmínkami pro uskutečnění přímého zápisu notářem jsou ty, že zapisované skutečnosti mají podklad v notářském zápisu pro zápis do veřejného rejstříku (dále jen „podkladový notářský zápis“), podkladový notářský zápis obsahuje vyjádření notáře o tom, že obsah právního jednání je v souladu s právními předpisy a že spolu s podkladovým notářským zápisem (tj. se ZD) byly předloženy všechny listiny, které zákon pro zápis do veřejného rejstříku požaduje (většinu z nich může vyhotovit notář), a to:
· čestné prohlášení jednatele o tom, že splňuje podmínky pro výkon této funkce s úředně ověřeným podpisem (pokud již nebylo dokládáno při založení),
· prohlášení zakladatele nebo jednatele o úplné adrese sídla společnosti v případě, že v ZD je uvedena jen obec,
· prohlášení občana SK o adrese pro doručování v ČR,
· výpis z rejstříku trestů jednatele (pokud již nebyl dokládán při založení),
· souhlas vlastníka nemovitosti a výpis z katastru nemovitostí ne starší 3 měsíců,
· prohlášení správce vkladu (potvrzení o převzetí vkladů od společníků),
· potvrzení banky o splacení základního kapitálu (musí opatřit zakladatel),
· výpis z živnostenského rejstříku (musí živnost ohlásit a výpis opatřit zakladatel).
Zápis do OR může na základě podkladového notářského zápisu provést pouze notář, který podkladový notářský zápis sepsal. Výše soudních poplatků za prvozápis s. r. o. provedený notářem činí částku 2.700,- Kč (oproti 6.000,- Kč při zápisu rejstříkovým soudem). Odměna notáře za provedení zápisu do veřejného rejstříku a úhrn úkonů spojených se zápisem pak činí přibližně 300,- Kč bez DPH (tj. nyní 363,- Kč včetně DPH).
11. Registrace na finančním úřadu. Po zápisu společnosti do OR je nutné nejpozději do 30 dnů přihlásit společnost k dani z příjmu právnických osob na místně příslušném finančním úřadu (zatímco u živnostenských úřadů nehraje místní příslušnost roli, příslušnost finančního úřadu se řídí umístěním sídla společnosti). Přihlášení k DPPO se děje na relativně jednoduchém formuláři a lze jej provést i na dálku přes daňový portál finančního úřadu, kde je přihláška k registraci v elektronické podobě (přihláška se podepisuje přístupovými údaji k DS advokáta) nebo případně prostřednictvím datové schránky advokáta. Přílohy jako plná moc lze poslat prostřednictvím datové schránky. Na finanční úřad je třeba přijít s originálním výpisem z OR.
Krom toho jednatel předloží originál výpisu z OR v bance, která umožní disponovat s prostředky tvořící základní kapitál.
